選考を終えた求職者に採用する旨の連絡をする際、気をつけるべきポイントを考えてみます。確実に連絡を取れるようにし入社の意思を確認しましょう。

 

面接時にどのような方法で合否連絡が行くか伝えておく

多いパターンとして、合格の場合は電話、不合格の場合はメールという方法をとっている企業が多いですが、実は落とし穴があります。面接時には「電話かメールで合否のご連絡をする」と伝えていると、電話に出ない場合があるのです。

 

知らない電話番号からの着信は出ないし折り返しもしないという方は増えています。もし、合格の場合は電話連絡というのが確定事項なのであれば、面接の際にどの電話番号から着信が入るか伝えておいた方がいいかもしれません。本来であれば求職活動中の電話であれば企業からの電話かもしれないと推測してもらいたいところですが、連絡が取れないケースとしては少なからず聞きますので留意しておくといいでしょう。

 

また、もし連絡が取れない場合やメールでの採用連絡の場合も、メール本文中に「採用になり一度お話ししたいのでお電話をいただきたい」旨は書いておきましょう。

 

電話やメールで伝えるべきこと

さて、面接当日の合格連絡であれば他社に採用が決まったという可能性は低いでしょうが、そこまで短期間でない場合は他社や現職と天秤にかけられている状態が続いていると考えるべきでしょう。

 

まず伝えるべきは採用になり是非入社していただきたいこと、この際に「何人の応募の中から厳正に審査した結果○○さんに是非入社していただきたいと決まりました。」というような選考を勝ち抜いたというのがわかる内容を盛り込むと、求職者のモチベーションが高まる可能性もあります。もし面接での決め手になったような発言等があればそれを盛り込むのも有効です。

 

そして、入社の意思の確認をしなければなりません。メールの場合は「入社の意思を確認したいので一度お電話いただけますでしょうか」ということになるでしょうが、電話の場合はいくつか求職者の回答パターンが考えられます。

「入社受諾」の場合は、いつから入社できるか、入社日までに用意しておいてもらうもの、入社当日の流れ、何時にどこに行けばよいかというのを口頭で伝えるか、電話の後に指定のメールに送るといった方法でよいでしょう。

 

「入社保留」の場合は、他社検討中という可能性が高いので、この電話で評価を下げないことが肝要です。だいたいいつくらいまでに目処が立ちそうかを確認するくらいにとどめておきましょう。今すぐに返答してほしいなどの強引な方法は、求職者からの評価が下がる可能性が高いです。求職者が迷っているようであれば、会社の熱意をどのように伝えるかというのは担当者の腕の見せ所です。

 

「入社辞退」の場合は一応理由を聞いてみましょう。他社や現職に止まるという場合は仕方ないですが、「ちょっと合わなそうだった」というような回答の場合は何か面接での対応に問題があったのかもしれないので、しつこくならないようにどの点で合わなそうだったのか聞いて見るのもいいかもしれません。

今後の流れは必ず伝えておく

入社までのスケジュール感を求職者と共有しておくことも必要です。特に在職中の場合、採用連絡から入社まで1〜2ヶ月空くことも考えられるため、それまでに発生しうる不測の事態をなるべく防ぐ必要があります。

 

まず、入社日までに状況確認の連絡を1、2回することも伝えておいた方が良いでしょう。「現職の引き継ぎ状況含めて特に入社予定日に変わりなさそうか確認したいので、入社日2週間前くらいに一度ご連絡します」など伝えておきましょう。入社日までに1ヶ月以上空く場合は何か理由をつけて連絡を取るようにした方がいいでしょう。