応募者の採用が決定し、内定通知を出す際にはどのような通知方法があるのでしょうか。正社員の採用であれば郵送にて書面で連絡をするという方法が5年ほど前までは一般的でしたが、状況は変化しています。

何事もスピードが命

たとえ企業側にとって重要な内定連絡であっても、求職者側にとっては「選択肢の一つ」にすぎません。複数企業の選考を受けている場合、優先度の低い選択肢になっている可能性すらあるのです。

郵送で内定通知を出す場合、求職者の手元に届くのに長く見て3日かかるとします。求職者があなたの会社の選考を受けてから1週間経っているとすれば手元に内定が届くまで10日です。

 

ビジネスで考えてみてください。10日間って何かが起こるのに十分な期間ですよね?3日後に連絡していれば受注できた案件も、10日間も空くと競合他社からいい条件出されて奪われたりということはないでしょうか。

 

求人に関しても同じで、早ければ早いほど取りこぼしの可能性が減ります。あなたの会社の後に受けている会社の方が、求職者にとってはあなたの会社よりもいい評価になっている可能性が高いのです。後出しの方が有利なのはどのビジネスでも絶対です。なぜなら比較されるからです。

 

スピーディーに対応するならまずは電話

選考後の連絡で何といってもスピードが速いのは電話です。もちろん電話で細かい内容を全部伝えることはできませんから、電話口では選考を通過した旨を伝えるだけでも良いでしょう。その際は下記のような内容に留意します。

・ぜひ入社していただきたい

・入社の意思はどうか

・「まだ迷っている」ような場合は、いつまでに決定できそうか確認する

 

電話で今すぐ返事を欲しいというような強引な対応をするのはNGです。あくまで会社の意思として採用をしたいというのを伝えるのにとどめておきましょう。その際に求職者がぜひお願いしますというようであれば内定の手続きに移れば良いのです。

 

まだ迷っているような場合は期間の目安を聞いておくようにします。会社として求人活動を続行するかどうかの目安にもなります。

内定受諾を電話口でもらえたにしても保留になったとしても、電話を切った後話した内容をメールで送るようにします。会社のフローで内定通知を郵送で送ることになっている場合は、メールも送って書類も郵送するのが最適です。つまり電話+メールもしくは電話+メール+郵送のいずれかになります。

 

迷っているような場合に密に連絡を取り合うことで、人間関係が生まれます。コミュニケーションが深いところの方がなんとなく印象が良くなるのが人間です。メールのみ、書面のみでの連絡の場合は求職者が無視しようと思えばできますし、何より求職者の動きがこちらからは全くわからないのも問題です。

 

初動は早く、コミュニケーションは丁寧にというのが最終的に就職先に選ばれる重要なポイントなのです。

面接時に連絡方法を打ち合わせしておく

「採用が決まったのに連絡が取れない」というのも避けたいです。求人サイトのアカウントを使ってなら連絡は取れるでしょうが、内定以降の連絡をスムーズにするためにもプライベートの連絡先は控えておいた方がいいでしょう。

 

「合格の場合はまず電話でご連絡をいたしますので、電話番号を確認させていただけますか?」というように着信するかどうかその場でテストコールできればした方がいいでしょう。ごく稀にですが、履歴書に記載されている電話番号が間違っているような場合があるようです。

 

その際にいつ頃連絡が入るか伝えておくことも必要です。あまりピンポイントで指定すると様々な事情で選考が長引いた場合に印象が悪いので、2週間以内というように幅をもたせておく方が良いです。期間が短くなる分には印象が良くなります。

 

不合格者の通知はいつ?

従来であれば、不合格者の連絡にリソースを割く必要がない、また合格者の内定受諾状況によっては合格になる場合がある等の理由で不合格連絡は後回しになっていました。だいたい2週間後の連絡になっているパターンが多かったようです。

 

しかし、面接時に明らかにミスマッチだったような場合など不合格が早期に確定したような場合は、早めに連絡してあげた方が会社としての印象が良い場合もあります。だいたいそういった場合は求職者側も「落ちたな」と感じていることが多いので、早く連絡してくれることで「落ちたけど親切な会社だ」という評価に繋がる場合もあるでしょう。社外の心象は良いに越したことはありません。