気をつけよう!応募者を逃すやってはいけないこと

採用活動をする上では注意しないといけないことの一つが応募者の取りこぼしです。求人広告にかけている費用というのは採用一人当たりにかけているというよりも、応募一人当たりにかけていると言っていいので、応募者の取りこぼしが多いとせっかく求人広告を出しても成果を活かせていないということになります。応募者を逃してしまう、やってはいけない対応を考えてみましょう。

応募への対応が遅い

現在求人サイトに限らずインターネットの閲覧はスマホからのアクセスが80%、PCからが15%、ガラケーからが5%と言われています。応募も当然スマホから行う層が大部分を占め、チェックや返信も仕事の合間や移動中、休み時間などに行っています。

そして、まとめての応募や他社選考中の新規の応募もかまわず行なっている求職者がほとんどですので、応募者のメールボックスは各社からの返信でいっぱいになります。

当然、返信が遅いと応募したことを忘れられていたり関心が他社に移っていたりします。結果、せっかく応募があっても返信が遅かったがために取りこぼしてしまうことになります。

ですので、応募のあった求職者にはとにかく可能な限り最速で対応することが必要です。面接日程の連絡、書類の郵送が必要ならその旨の連絡など、次の選考についての連絡を当日か翌日には行うのが理想です。

一番良いのは応募があって即返信。応募後10分以内くらいならまだスマホでアプリやサイトを見ている可能性があるので、当然応募したことを覚えていますし面接の日程等が確定しやすいです。もちろん一般的な会社ではそこまでのスピードは難しいでしょうが、飲食店の店長様や社長様が求人窓口になっている場合は、スケジュールも自分で調整しやすいでしょうから即返信できるというのは大きな武器になります。

そして、求職者には応募した先からの返信だけが送られるわけではありません。スカウトメールやDMなど、たくさんの会社からのアプローチで求職者のメールボックスは埋め尽くされています。そんな中自発的に貴社に応募してきたわけですから、返信が遅かったという理由だけで応募者を取りこぼしているとしたら非常にもったいないです。

応募者への対応フローが共有されていない

総務や人事関係の部署の身は電話番号やメールアドレスの対応窓口として設定されているならばあまり問題は起こらないはずですが、オフィスやお店の代表電話を求人用の電話番号に設定しているような場合は、電話応対する可能性のあるスタッフ全員に対応フローを周知しておく必要があります。

周知するべきは、「いつからなんという広告に掲載されるか」「募集職種」「メインの担当者がいない場合の対応方法」です。人事の担当者がいる時であれば「担当者に変わります」でいいですが、誰もいない場合にしっかりした対応ができないと求職者の会社に対する印象が悪くなり、結果取りこぼしにつながってしまいます。

特に飲食店や販売店などでシフトに入るスタッフの入れ替わりが激しく一斉周知ができない場合は「よくわからなかった」という理由で未熟な対応をしてしまうケースが多いので、伝える方法を工夫する必要があります。電話機の設置場所の近くに対応方法を張り出しておくなどの工夫が必要です。

面接日程が空きすぎている

せっかく面接が決まっても面接日が空きすぎていては応募者の取りこぼしにつながってしまいます。理由は「他社が決まってしまった」「間が開くことで熱が冷めた」などが多いです。

求職者は一度に数社場合によっては10社以上同時進行で採用選考中の場合が多いので、他者に入り込む隙を与えないスケジュール設定が必要です。応募から遅くとも一週間、早ければ3日以内には面接日を設定したいところです。

「熱意があって応募しているはずなのだから、間が空いていようが他社が決まるというのはおかしいし失礼だ」という風に感じる担当者様もいらっしゃるでしょう。しかし、採用スケジュールは年々短縮化の一途をたどっていますし、応募した会社に明らかなアドバンテージや優位性、求職者が感じる突き抜けた魅力がなければ、採用スケジュールのスピードが早い会社の方が選ばれやすいということになります。

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